Tout savoir sur les logiciels de caisse

Un logiciel de caisse facilite la gestion comptable de votre activité. Cependant, il implique certaines obligations à respecter selon votre situation. On vous explique tout dans cet article.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse est un logiciel informatique utilisé par les professionnels permettant d’enregistrer et de garder en mémoire les paiements reçus lors d’une vente de marchandise ou en échange d’une prestation de service.

Que prévoit la loi concernant les logiciels de caisse ?

La loi n’impose pas aux commerçants l’utilisation d’un logiciel, d’un système de caisse ou une d’une caisse enregistreuse.

Toutefois, afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les professionnels utilisant un logiciel de caisse sont dans l’obligation d’utiliser du matériel sécurisé et certifié.

De ce fait, vous devez obtenir une attestation de conformité ou un certificat sous forme de document papier ou dématérialisé. Ce document peut être fourni par un organisme accrédité ou par l’éditeur du logiciel de caisse

Cette certification a pour objectif de prouver que votre matériel respecte les conditions suivantes :

• La condition de sécurisation prouvant que le logiciel est en mesure de sécuriser toutes les données
• La condition d’inaltérabilité prouvant que le logiciel permet d’enregistrer toute données relatives au règlement sans qu’elles puissent être modifiées
• La condition de conservation prouvant que le logiciel est en capacité d’enregistrer et de clôturer les données sur une période donnée
• La condition d’archivage prouvant que le logiciel est en capacité de prévoir une capacité d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations

En cas de non respect de cette obligation, vous vous exposez à une amende de 7500€ par unité de saisie.

Qui est concerné par cette obligation de certification ?

Si vous n’utilisez pas de logiciel de caisse (rien ne vous y oblige) vous n’êtes donc évidemment pas concerné par cette mesure.
La règlementation s’applique en fait à tous les professionnels assujettis à la TVA comptant des particuliers parmi leurs clients et qui enregistrent leurs paiements par le biais d’une caisse enregistreuse.

Certaines professions font toutefois office d’exception :

• Les professionnels ne réalisant des opérations qu’avec d’autres professionnels (B to B)
• Les professionnels dont les opérations sont exonérées de TVA
• Les professionnels qui bénéficient de la franchise de base de TVA
• Les professionnels qui bénéficient du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
• Les professionnels dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit

Pour en savoir plus : Professionnels, tout savoir sur les logiciels de caisse | economie.gouv.fr

Source :  Ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique